Calificare in ocupatia de arhivar. Acum si in Prahova

PREZENTARE CURS ARHIVAR cod COR 441501

Curs autorizat de Arhivele Nationale si Autoritatea Națională pentru Calificari.

http://uneltepentrudezvoltare.ro/curs/curs-arhivar

Operaţiunile, procesele şi responsabilităţile descrise în cuprinsul prezentului curs reflectă activitatea desfăşurată de un arhivar, angajat în sistemul Arhivelor Naţionale sau în cadrul unei organizaţii creatoare/deţinătoare de documente.

Meseria de arhivar, ca una din cele mai vechi ocupații, a apărut din necesitatea organizării, păstrării și folosirii arhivelor. Deși datează înainte de înființarea instituției Arhivelor Naționale, dezvoltarea meseriei de arhivar a depins de cea a instituției menționate, care i-a stabilit și coordonatele – denumire, obiect de activitate, atribuții, responsabilități, ierarhie, calificare, specializare  etc.

De aceea, o scurtă prezentare a Arhivelor Naționale este necesară pentru înțelegerea rolului pe care l-a avut și îl are lucrătorul de arhivă.

Ca instituţie, Arhivele de pe teritoriul principatelor româneşti extracarpatice au fost înfiinţate oficial în contextul elaborării primelor legi administrative moderne, anume Regulamentele Organice, în anii 1831-1832.

Pentru perioada anterioară secolului al XIX-lea, nu trebuie însă trecută cu vederea existenţa unor arhive de pe lângă cancelaria domnească, a celor păstrate de către autorităţile ecleziastice, ca şi a arhivelor private constituite de către dregători de diverse ranguri în ierarhia boierească. Dintre acestea, cele mai vechi locuri de păstrare a documentelor le-au constituit mănăstirile, care, datorită caracterului lor sigur, permiteau gruparea inclusiv de documente laice. Astfel, în 1775, este atestată existenţa unei Arhive generale a Mitropoliei Bucureştilor, unde se păstrau şi diferite acte particulare, de tipul hotărniciilor.

Arhivele s-au înfiinţat la 1 mai 1831 la Bucureşti şi la 1 ianuarie 1832 la Iaşi. După Unirea Principatelor Române, prin Jurnalul Consiliului de Miniştri din aprilie 1862, se unifică şi cele două arhive, de la Bucureşti şi de la Iaşi. Conform Regulamentului de organizare a Arhivelor Statului, din noiembrie acelaşi an, Arhiva de la Bucureşti este organizată ca Direcţie Generală, având în subordine Arhiva de la Iaşi, la nivel de sucursală. În anul 1920, după Marea Unire, s-au mai înfiinţat direcţii regionale, la Cernăuţi, Cluj, Chişinău, iar ulterior, până în 1945, la Braşov, Craiova, Timişoara, Bistriţa-Năsăud, Buzău. După anul 1950 s-au înființat unități ale Arhivelor Naționale în fiecare structură teritorială, în funcție de împărțirea administrativă a țării (regiuni, raioane, până în anul 1967,județe, începând cu 1968)

Gestionarea documentelor din depozitele Arhivelor Naţionale este una din cele mai vechi activităţi administrative, iar meseria de arhivar sau arhivist se numără printre primele funcţii publice. Termenii de arhivar şi arhivist au fost folosiți pentru toţi angajaţii Arhivelor, inclusiv pentru paleografi. Până pe la jumătatea secolului al XIX-lea, în perioada 1831-1862, chiar şeful Arhivelor Statului din Ţara Românească se numea arhivar al statului şi, ca demnitar,  era numit de Domn. Dintre personalităţile care au ocupat funcţia de arhivar al statului, cităm personalităţi ca Ioan Heliade Rădulescu (1843-1848) şi Grigore Alexandrescu (1849-1854). La fel, în Moldova, printre conducătorii instituţiei, sub titulatura de arhivist al statului, s-au numărat Gheorghe Asachi (1832-1849, 1857-1858) şi Vasile Alecsandri (1850-1853).

În timp, dezvoltarea instituţiei Arhivelor, mal ales, începând cu a doua jumătate a secolului al XX-lea, a antrenat schimbări în structura personalului, respectiv creşterea numărului acestuia şi lărgirea sferei de atribuţii, fapt reflectat şi în denumirile posturilor. Lucrătorii cu studii medii au rămas cu titlatura de arhivari, iar cei cu studii superioare s-au numit arhivişti.

Pentru cei neavizați, între cele două categorii de personal deosebirile par a fi importante, ceea ce nu corespunde realității. În fapt, cele două funcții sunt complementare, arhivistul având nevoie de arhivar, iar arhivarul de arhivist, tocmai datorită atribuțiilor specifice ale fiecăruia. De exemplu, arhivistul se ocupă de asigurarea evidenței fondurilor de arhivă, iar arhivarul este responsabil cu identificarea informațiilor din documente, în baza evidenței, în vederea eliberării certificatelor, extraselor și copiilor, care atestă diferite drepturi. Arhivarul și arhivistul răspund solidar de modul în care gestionează fondurile și colecțiile arhivistice din depozitele pe care le au în primire, de asemenea, au numeroase alte atribuții complemtare.

Apariția personalului de arhivă la creatorii și deținătorii de documente reprezintă o altă etapă importantă în dezvoltarea Arhivelor.

În condițiile în care personalul acestora nu mai putea coordona activitatea de arhivă de la nivelul ministerelor, altor instituții publice, centrale și locale, fiind depășit din punct de vedere numeric, s-a trecut, treptat, începând cu a doua jumătate a secolului al XIX-lea, la înființarea posturilor de arhivari, la creatorii de arhive menționați.

De la bun început, existențaa fost gândită ca o extensie a personalului Arhivelor, având rolul de garanți pentru gestionarea corespunzătoare a documentelor având în vedere principalele atribuții ce îi reveneau: organizarea arhivelor creatorilor și pregătirea documentelor pentru predare periodică la Arhivele Naționale.

Încă de la început, activitatea arhivarului de la creatori a fost gândită ca o extensie a corpului arhivarilor din Arhive, aspect autentic și în prezent.

Analiza atribuțiilor prevăzute de reglementările în vigoare, respectiv de Instrucțiunile privind activitatea de arhivă la creatorii și deținătorii de documente, din anul 1996, ne duce la concluzia că lucrătorul de arhivă de la creatori are atât rol arhivist, cât și de arhivar, deoarece activitățile sale sunt și de concepție, și de execuție. Redăm atribuțiile enunțate în normativul menționat:

„ a) iniţiază şi organizează activitatea de întocmire a nomenclatorului dosarelor, în cadrul unităţii respective; asigură legătura cu Arhivele Naţionale, în vederea verificării şi confirmării nomenclatorului’, urmăreşte modul de aplicare a nomenclatorului la constituirea dosarelor;

1. b) verifică şi preia de la compartimente, pe bază de inventare, dosarele constituite; întocmeşte inventare pentru documentele fără evidenţă (anexa nr. 2), aflate în depozit; asigură evidenta tuturor documentelor intrate şi ieşite din depozitul de arhivă, pe baza registrului de evidenţă curentă (anexa nr. 3);
2. c) şeful compartimentului de arhivă este secretarul comisiei de selecţionare şi, în această calitate, convoacă comisia în vederea analizării dosarelor cu termene de păstrare expirate şi care, în principiu, pot fi propuse pentru eliminare ca fiind nefolositoare; întocmeşte formele prevăzute de lege pentru confirmarea lucrării de către Arhivele Naţionale; asigură predarea integrală a arhivei selecţionate la unităţile de recuperare;
3. d) cercetează documentele din depozit în vederea eliberării copiilor şi certificatelor solicitate de cetăţeni pentru dobândirea unor drepturi, în conformitate cu legile în vigoare;
4. e) pune la dispoziţie, pe bază de semnătură, şi ţine evidenţa documentelor împrumutate compartimentelor creatoare; la restituire, verifică integritatea documentului împrumutat; după restituire, acestea vor fi reintegrate la fond;
5. f) organizează depozitul de arhivă după criterii prealabil stabilite, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale, menţine ordinea şi asigură curăţenia în depozitul de arhivă; solicită conducerii unităţii dotarea corespunzătoare a depozitului (mobilier, rafturi, mijloace P.S.I. ş.a.): informează conducerea unităţii şi propune măsuri în vederea asigurării condiţiilor corespunzătoare de păstrare şi conservare a arhivei;
6. g) pune la dispoziţia delegatului Arhivelor Naţionale toate documentele solicitate cu prilejul efectuării acţiunii de control privind situaţia arhivelor de la creatori;
7. h) pregăteşte documentele (cu valoare istorică) şi inventarele acestora, în vederea predării la Arhivele Naţionale, conform prevederilor Legii Arhivelor Naţionale.”

Având în vedere importanța responsabilităților și cerințele legale în domeniu, se impune  însușirea și dobândirea competenţelor aferente ocupaţiei arhivar, în cadrul adecvat, prin participarea, de către cei interesați, la un program de formare profesională continuă, autorizat de instituțiile abilitate, respectiv Arhivele Nationale și Autoritatea Națională pentru Calificări.

Formatorii Asociației pentru Inițiativă și Dezvoltare Continuă sunt specialiști de marcă în domeniul arhivisticii, au studii superioare și peste  5 ani de experienţă în arhivistică.

Programul de formare profesională se desfășoară pe durata a 40 de ore de teorie si 80 de ore de practică.